Qu'est-ce que l'information documentée ?

    Laurent NOTE
    Par Laurent NOTE Commentaires (2)

    Cible(s) de la publication: Etudiant, Junior

    Sous le vocable d’information documentée, devenue sur le plan normatif une appellation globalisante, demeurent toujours différents types de documents. Les premiers sont des documents descriptifs ou prescriptifs, tels que manuels, instructions ou gammes opératoires, plus généralement procédures documentées (notons ainsi que, intrinsèquement, une procédure n’est pas un document mais une manière de faire). Les seconds sont des traces d’activités ou preuves de résultats, tels que comptes rendus, états de présence, procès-verbaux de contrôle ... Ces deux types de documents ont des finalités différentes, avec des règles de gestion différentes ; par exemple, les premiers sont révisables, les seconds sont figés. Mais n’oublions d’autres types de documents qui seraient par nature « bigenre », à la fois outils autoporteurs, à la fois traces de leur propre utilisation : un planning mis à jour, un support méthodologique d’analyse de risques avec une grille de cotation, ... Ces informations documentées sont tout autant document prescriptif qu’enregistrement ... Doivent-elles répondre alors à deux modes de gestion ? Réflexion sur la forme ... qui ne l’oublions pas, structure souvent le fond.

    Laurent Note, consultant

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      Christelle PILON
      Christelle PILON

      Bonjour Laurent et lecteurs,Je suis d'accord avec votre analyse et poursuis la réflexion. La notion d'information documentée a cette vertu de ne pas avoir à différencier de façon aussi binaire que dans le passé les documents et les enregistrements. Tous deviennent des informations qui non seulement permettent de garder des traces mais aussi, après s’être assuré de leurs validités, de pouvoir être exploitées. Cette exploitation consiste à les utiliser comme support de formation, de mémoire de l'entreprise, de communication interne ou externe,... Ces informations pour être exploitables doivent dans tous les cas répondre à des règles de gestion, de conservation, de vérification de leur validité.

        Vincent IACOLARE
        Vincent IACOLARE

        Je partage le point de vue de laurent et cristelle.
        Je resumerai /completerai en disant qu'il y a plusieurs types d'information documents: les types "procédure " et les types "enregistrement" et aussi le type "référence " comme iun planning ou une grille tarifaire, et encore dd type "connaissance organisationnel" comme un guide bonne pratique....
        Les regles de gestion en sont différentes et à adapter au contexte, la nature du support, le type d'utilisateur. ..

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