Votre programme d'audit interne a-t-il permis d'atteindre ses objectifs ?
Cible(s) de la publication: Etudiant, Junior, Confirmé, Expert
Avez-vous actionné la boucle d'amélioration continue pour vos audits internes? Comment mesurez vous l'efficacité de vos audits internes ?
Vous préparez votre revue de direction et vous faites un bilan de vos audits internes: Etat d'avancement de leur réalisation, états des constatations d'audits. Vous prévoyez aussi la planification pour l'année suivante.
Mais, qu'en est -il réellement de l'efficacité de vos audits ? Que vous ont -ils apporté ?
L'analyse de la réalisation du programme d'audit.
1- Des audits n'ont pas été réalisés:
C'est le moment de se poser la question sur les causes de cette non réalisation:
- Problème de ressources
- Démotivation des auditeurs
- Manque d'objectif cohérent du programme d'audit
- Manque de suivi du programme d'audit,
- ….
- Nécessité de programmer des audits non prévus et plus urgents pour répondre à de nouvelles attentes du programme d'audit.
Dans ce dernier cas, le programme d'audit démontre plutôt son efficacité pour répondre aux attentes de l'organisme.
Dans les premiers cas, il convient de pousser l'analyse des causes pour mener des actions d'améliorations.
La simple replanification des audits internes ne suffit pas à la réussite du programme d'audit.
2- Les audits internes ont été réalisés:
Les audits internes ont-ils permis d'atteindre les objectifs du programme d'audit et les objectifs individuels de chacun des audits?
L'analyse des audits internes se limitent souvent à la quantification des constats (nombre de points forts, d'opportunités d'amélioration, de non-conformité).
Alors, une analyse qualitative pourrait permettre de savoir ce que les audits ont apporté à l'organisme.
Par exemple, les audits internes ont-ils permis de conclure ou de fournir des opportunités d'amélioration sur la conformité des produits, la satisfaction des clients, l'atteinte des objectifs stratégiques de l'entreprise, la maitrise des risques et opportunités, l'efficience et la performance opérationnelle…
Si l'analyse ne permet pas de statuer sur l'efficacité des audits, alors, il convient de revoir la programmation des audits, incluant les objectifs, les ressources…
Les axes d'amélioration issus de la revue du programme d'audit:
Ils peuvent concerner:
- La formation des auditeurs
- L'attribution de ressources supplémentaires
- La définition d'objectif pertinents pour l'organisme (objectifs individuels de chaque audit et objectif global du programme d'audit
- La prise en compte des besoins des parties intéressées de l'audit (la direction, les responsables d'activités, les pilotes de processus, les clients,…)
- La prise en compte des enjeux, risques et opportunités
- …
La surveillance du programme d'audit:
Pour évaluer l'efficacité, il convient de surveiller le programme d'audit. Cela concerne:
- Le respect des dates
- Le respect des objectifs individuels
- L'analyse des conclusion des rapports d'audit
- Le retour d'information des audités, des auditeurs, de la direction
- …
Quelles méthodes utilisez vous pour évaluer l'efficacité de votre programme d'audit ?
Quelles sont les principales défaillances que vous ayez constaté ?
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Hubert BAZINMerci pour cet article.
Si seulement les RQ arrrivaient à faire la différence entre le programme et le planning d'audit !
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Jean-Marc GANDYLe problème majeur est que de nombreux rapports d'audit ne sont pas suivi de plans d'actions ou alors le plan d'actions n'est pas réellement mis en oeuvre.
Pourtant le paragraphe 9.2.2 de la norme ISO 9001 précise que "L'organisme doit : (...) entreprendre sans délai indu la correction et les actions correctives appropriées".
Hélas, c'est "bienvenue dans le monde réel actuel" : tout est urgent, les ressources humaines disponibles font défaut comme jamais... Notre temps de travail est de plus en plus grignoté par la "bureaucratie 2.0". Alors le travail post-audit... "On bouche les principales voies d'eau et advienne que pourra !"
Heureusement il y a des solutions mais aucune n'est facile. Elles demandent toutes un fort engagement de la direction.
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Cathy BARRET-BEAUMARDJe vous rejoins tous les trois, d'abord Agnès , merci pour cet article , dont , je vais me servir auprès de mes RQ et directeurs tant il est clair. Il m'aidera à les persuader de l'intérêt des audits internes , de faire la différence entre plan (ou programme), planning et j'ajoute planification, comme dit Hubert. Et sans plan d'actions , pourquoi un audit? Ne serait-ce pas une perte de temps et une des source de démotivation des auditeurs ?
Merci chers co-auteurs.
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Marie-christine OTTINIBonjour à tous, voici ma contribution au sujet
Défaillances observées: les programme d'audit sont souvent trop lourds et construits sur aucun argumentaire qui les justifie. On fait de l'audit interne parce que la norme dit qu'il faut en faire. On a déterminé une fréquence et on l'applique, sans y parvenir. Cela a finalement peu de sens.
Mon conseil: en faire peu mais les faire bien. Pour faire un choix d'activité à auditer, se baser sur les changements qui sont intervenus, les risques et enjeux, le nombre de non-conformités observées, les priorités de l'entreprise et les ressources disponibles. Ne jamais perdre de vue que l'audit doit être utile aux audités et à l'entreprise. Les actions d'amélioration qui en découlent doivent être réalistes en matière de moyens et délais.
Conclusion: l'audit doit permettre de construire, d'améliorer, d'aller plus loin. Il ne doit pas être l'action mécanique d'une roue. Un seul audit par an, bien ciblé, est plus efficace qu'une liste d'audits qui prennent du temps à beaucoup de monde et qui transforme l'activité d'audit en une activité administrative stérile.