Des réunions flash, en QSE en plus ! Encore une lubie de mon chef de service ? Non, ce n’est pas une lubie. En effet, nombre d’entreprises organisent des réunions courtes et régulières. L’idée, pour faire passer des messages importants, est de privilégier le répétitif au temps long. Explications.

Normal que notre petit nouveau au service QSE ne connaisse pas les réunions flash. C’est une vieille habitude dans certaines entreprises, mais cela se passe en début de matinée ou d’après-midi dans « l’atelier ». À ce moment-là, notre jeunot vient d’arriver au bureau et consulte peut-être ses mails. Allez savoir !

Autant donc lui expliquer ce qu’il rate et, s’il doit en organiser, comme cela semble être le cas, qu’il sache à quoi cela sert et comment faire.

Réunion, mais pas réunionite, because la production !

Nos entreprises de production, c’est bien connu, courent après le temps. Aussi, les réunions doivent y être le plus efficientes possible, car le temps qui ne sert pas à produire y est souvent considéré comme du temps perdu. Et puis, les réunions, tout le monde le sait, ça dure, ça dure… et, pour rien !

Donc il n’est pas rare de voir au planning d’entreprises ou de processus, des réunions flash. Ces réunions, comme leur nom l’indique durent peu et, de ce fait, doivent se focaliser sur un sujet précis.

Ajoutez à cela qu’elles doivent être concrètes, sans quoi rapidement les « invités » viendront en traînant les pieds, en pensant à autre chose, à leur retard ou encore aux non-conformités à traiter…

Donc, haro sur la réunionnite !

Des réunions flash, pourquoi et comment ?

Depuis longtemps, on sait que notre capacité d’attention fluctue, certes, mais surtout va en diminuant au fil du temps passé en réunion. Aussi, pour traiter des sujets importants et/ou récurrents, on va privilégier des temps courts, et ce, à des moments clés de la journée.

Dans notre cas, en termes de contenu, il s’agit de parler de QSE. Cela signifie qu’en deux ou trois minutes on abordera peut-être la question des gestes et postures, le tri des déchets.

Si la réunion flash est prévue pour durer 5 ou 10 minutes, je vous déconseille d’aborder un autre sujet. Conservez les minutes restantes pour les questions-réponses.

Répéter pour ancrer les choses

Inutile de penser que tout le monde aura tout retenu. C’est normal. Aussi, il ne faut pas hésiter à revenir régulièrement sur un sujet. On le fera de manière différente, en profitant des opportunités que nous donne l’actualité de l’entreprise. Cela permet d’ancrer le thème chez chacun en facilitant la mémorisation. Et puis, cela permet de voir comment les uns et les autres ont évolué sur le sujet traité.

Derniers conseils

Pour compléter ce guide de survie, quelques conseils concrets.

Évitez les fins de demi-journée. À ce moment, soit on a faim, soit on est pressé de rentrer à la maison… Ne dépassez pas les 10-15 personnes. Au-delà, elles se sentent moins concernées et n’osent pas toujours poser des questions.

Pour les sujets importants, mobilisez le responsable QSE. Cela permet d’insister sur l’importance du message transmis.

Enfin, bossez bien vos premiers sujets. C’est dans ces premières réunions que vous gagnerez votre crédibilité sur le terrain.

Thierry Brenet, consultant

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