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A l’heure où le contexte économique et social est plus que morose, dès que nous écoutons la radio ou regardons d’autres médias les termes guerre, crise, récession, pénurie, inflation sont une mauvaise ritournelle qui envahit notre quotidien et celui de nos entreprises. Pas simple de conserver le moral des troupes et le cap. Malgré cela, l’entreprise doit continuer à gagner de l’argent, maintenir son niveau de service et qualité, vendre et acheter au meilleur prix.

En somme, la performance demeure l’objectif, et la performance se réalise aussi et surtout par des femmes et des hommes en interne, et dans des entreprises où les achats peuvent peser plus de la moitié du Chiffre d’Affaires. La performance se réalise également avec les ressources externes que sont les Fournisseurs. D’où les 5 règles d’or…
 

#1 - Travaillez avec des fournisseurs que vous appréciez

Et oui cela parait basique mais les bonnes relations acheteur-fournisseur tiennent d’abord aux bonnes relations entre… les personnes ! C’est-à-dire la capacité à s’entendre entre un acheteur et un fournisseur, et ce n’est pas si évident. Les personnes sont très différentes et travailler avec des personnes que vous appréciez est essentiel. Quand la relation n’est pas bonne, il est difficile de travailler intelligemment dans un climat de confiance. Personnellement, je me fie souvent à mon feeling, il est très important et n’a pas fait défaut jusqu’à présent. Preuve en est, j’ai dernièrement fêté le passage à la retraite d’un de mes fournisseurs avec lequel je n’étais plus en contact professionnel depuis 3 ans !
 

#2 – Faites connaissance !

Connaissez votre fournisseur, son activité, son implantation, ses innovations, … Il est indispensable de bien le connaître pour savoir ce qu’il peut apporter à votre entreprise et d’organiser des rencontres - de préférence en présentiel, ah le contact humain ! - des business review par exemple à fréquences régulières en fonction de l’importance du Fournisseur et de l’actualité du moment.

Connaître sa stratégie, découvrir ses innovations, ses axes de développement, ses rachats/ventes… vous permet de savoir si tout ceci « colle » avec les ambitions de votre propre entreprise, si les valeurs et axes de développement peuvent être convergents, et entrevoir dans quel(s) domaine(s) il peut vous apporter de la valeur ajoutée. Vous pouvez même tester certains produits ou services pour être précurseur et devenir son « meilleur client ». La réciproque est vraie : présentez votre entreprise, ses valeurs, parlez de vos réalisations et ambitions, évidemment sans dévoiler des secrets, mais nous sommes des professionnels diantre !
 

#3 – Dialoguez !

Échanger régulièrement avec son fournisseur pour connaître sa situation, les problèmes ou les failles qu’il rencontre, vous permet d’anticiper certaines complications, et de mettre en place des solutions et stratégies, tout dans la coopération. Vous avez les business review pour faire un point global d’activité et se tenir mutuellement informés de grands changements s’il y en a. Ne négligez pas les échanges téléphoniques pour informer d’un chiffrage en cours, passer des messages d’un chantier ou une livraison dont la qualité se dégrade… ou même dire quand vous êtes satisfaits ! Cela permet de garder le contact et faire un retour positif sur une affaire menée de front. La curiosité et dialogue régulier favorisent la confiance et le bon fonctionnement entre les deux entités qui se connaissent. Dans tous les cas, je ne peux qu’encourager un dialogue de qualité, surtout dans un contexte aussi tendu qu’actuellement.
 

#4 - Recherchez la relation « win-win »

Votre job d’acheteur est de répondre aux besoins de votre entreprise avec des ressources externes, autant chercher à collaborer avec ces ressources afin tirer la meilleure partie plutôt qu’avoir une approche belliqueuse qui crispe les relations. Bien sûr que nous ne sommes pas dans un monde de « bisounours », bien sûr qu’il m’arrive d’avoir des postures plus fermées, de mener des négociations conflictuelles voire carrément offensives. Je reste persuadée qu’une posture d’ouverture, de recherche de solutions, de volonté de bien connaître l’autre et ses ressorts, de comprendre ce qu’il attend et d’identifier ses objectifs et ses limites, est la meilleure façon d’obtenir ce que l’on veut. Juste écouter - vraiment ! - et comprendre dans le but de trouver une solution bénéfique à tous. Gardons en tête que négocier c’est résoudre un différend entre les parties, et l’art de négocier c’est atteindre son objectif sans dégrader la relation.

#5 – Respectez vos engagements

Le respect des engagements, the last but not the least ! Le B.A. B.A. réciproque de toute relation ou autrement dit « faire ce qu’on dit et dire ce qu’on fait », une de mes règles d’or que j’applique et j’exige de mes fournisseurs. Même et surtout en cas de problèmes (de livraison, de hausse, de qualité…). J’encourage la transparence pour trouver une solution rapidement, voire l’ensemble avant que la situation se dégrade, que cela impacte de façon inévitable les deux entreprises et, par ricochet, la relation de confiance. Rien de pire que la dissimulation pour créer de façon durable un climat de défiance.

Bien évidement la relation se traduit par la signature d’un contrat avec des clauses définis et précis, certes indispensable mais non suffisant pour prévenir les risques (production, livraison). Il faut rester à l’écoute et être prêt à renégocier les conditions afin de s’adapter à une situation nouvelle, cela implique une grande capacité d’adaptation et une forte volonté de réussir le contrat. Cela passe aussi par la capacité d’un acheteur à veiller au bon respect des délais de paiement, dans un climat sombre qui a rendu les entreprises, notamment les PME/TPE, plus fragiles. 

82% des directions achats ont des relations déséquilibrées et/ou défavorables avec certains fournisseurs. Quand on pense qu’elles n’étaient que 39% en 2021, les crises sont passées par là, prôner un retour (une incursion pour certains !) à une relation apaisée, constructive et durable est loin d’être décalé. C’est même un impératif catégorique pour (re)trouver de la performance et continuer à créer de la valeur !

Vanessa Le Maux, Purchasing Manager INEO Nucléaire (Equans)
 

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