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But :

Dwight David Eisenhower, surnommé Ike et 34^e président des États-Unis, a inventé cet outil de stratégie militaire d’une efficacité évidente puisque ce dernier était connu pour avoir une excellente productivité. Cet outil aide en effet à classer les tâches selon leur importance et leur urgence, dans quatre quadrants. Ce classement permet de définir ses priorités, de se focaliser sur les tâches prioritaires, de reporter ou de déléguer ce qui doit l’être.

Description :

Modélisation de la matrice d’Eisenhower

Cette matrice comporte deux axes : importance et urgence.

• L’importance réfère aux tâches qui vous permettent d’avancer. Elle est définie selon leurs impacts sur d’autres éléments, mais également sur la valeur ajoutée qu’elles apportent.
• L’urgence est déterminée selon deux critères : le temps nécessaire à la réalisation des tâches qui nécessitent votre attention immédiate ainsi que leurs échéances. Ce caractère d’urgence dépend fréquemment de facteurs externes, peut être très subjectif et varie d’une personne à l’autre en fonction de son ressenti, son état de stress, ses compétences, son expérience, son mode de fonctionnement, etc. Elle est difficile à mesurer.

Dans la matrice, l’importance prévaut sur l’urgence. Alors, en sachant cela, comment remplir efficacement la matrice ? En étant objectif et en se basant sur des éléments factuels et concrets.

Méthodologie :

• Les tâches qui requièrent une attention et une action ultrarapides, voire immédiates
• Les éléments qui ont un impact sur vos objectifs ou des conséquences directes sur l’avancée d’un projet
• Les appels et/ou courriels importants et demandant un traitement rapide
• Un problème à résoudre urgemment : conflit, crise, etc.

Dans ce quadrant on peut retrouver certaines tâches devenues urgentes, car non planifiées efficacement dans le quadrant 2 ou 3 selon les cas. Leur échéance et/ou importance ne vous laissent donc plus d’autre choix que d’en faire désormais une priorité, à positionner dans le quadrant 1.

Astuce : la loi de PARETO peut aider à définir l’importance d’une tâche.

• Les missions n’ayant pas d’échéance proche, mais importantes pour vous, votre équipe, votre organisation
• Les éléments à planifier sur les semaines à venir
• Les moments dédiés à la veille stratégique
• L’élaboration d’un plan d’action, d’un projet
• La formation, le coaching, etc.

• Le traitement de messages divers
• La demande de collaborateurs/collègues/prestataires ayant besoin d’une information urgente, d’un conseil, d’un coup de main
• Les tâches importantes pour d’autres, mais qui n’ont aucune importance pour vous et l’avancée de votre travail
• Les éléments que vous pouvez déléguer à une tierce personne

• Mauvaises habitudes improductives
• Distractions vous empêchant d’avancer efficacement (surf sur Internet, notifications intempestives, etc.)
• Hésitations chronophages et dévoreuses d’énergie positive
• Discussions, ruminations inutiles, etc.

Avantages et limites :

La matrice d’Eisenhower est très connue, applicable aussi bien dans la vie professionnelle que dans la sphère personnelle pour :

• la gestion de son temps ;
• l’organisation de son travail et la priorisation des tâches ;
• la prise de décision ;
• la délégation à un tiers.

Cette méthode permet donc de prendre un certain recul par rapport à ces dernières.

L’objectif du manager est de garder le contrôle de sa charge de travail et d’utiliser sa valeur ajoutée à bon escient. La matrice va lui permettre de définir les tâches à déléguer et de décider des parties qu’il peut confier à un ou plusieurs collaborateurs, selon le temps disponible et le degré d’importance de l’action à mener. Elle va aussi l’aider à être ferme dans ses priorités et à savoir dire non pour mieux maîtriser son temps et mieux gérer ses « voleurs de temps » tels que les diverses interruptions : appels, notifications, sollicitations pressantes d’un collègue, etc.

Mais, pas si simple d’utilisation, elle peut présenter les limites suivantes :

• le classement des tâches à mener sous ces deux axes (importance et urgence) peut s’avérer réducteur ;
• notre jugement subjectif peut rapidement être un frein lorsque les tâches n’ont pas d’échéances précises ou bien lorsqu’il s’agit de déterminer l’importance ou non d’une action à mener ;
• sans oublier la gestion des imprévus, des priorités changeantes : en effet, ils peuvent mettre à mal un planning bien ficelé. Il convient alors de prendre du recul, revoir ses priorités, réorganiser ses tâches, de réajuster ses priorités en réévaluant l’importance et l’urgence de ces tâches.

Cathy Barret-Beaumard, consultante

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