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But :
Dwight David Eisenhower, surnommé Ike et 34e président des États-Unis, a inventé cet outil de stratégie militaire d’une efficacité évidente puisque ce dernier était connu pour avoir une excellente productivité. Cet outil aide en effet à classer les tâches selon leur importance et leur urgence, dans quatre quadrants. Ce classement permet de définir ses priorités, de se focaliser sur les tâches prioritaires, de reporter ou de déléguer ce qui doit l’être.
Description :
Modélisation de la matrice d’Eisenhower
Cette matrice comporte deux axes : importance et urgence.
Dans la matrice, l’importance prévaut sur l’urgence. Alors, en sachant cela, comment remplir efficacement la matrice ? En étant objectif et en se basant sur des éléments factuels et concrets.
Méthodologie :
Dans ce quadrant on peut retrouver certaines tâches devenues urgentes, car non planifiées efficacement dans le quadrant 2 ou 3 selon les cas. Leur échéance et/ou importance ne vous laissent donc plus d’autre choix que d’en faire désormais une priorité, à positionner dans le quadrant 1.
Astuce : la loi de PARETO peut aider à définir l’importance d’une tâche.
Avantages et limites :
La matrice d’Eisenhower est très connue, applicable aussi bien dans la vie professionnelle que dans la sphère personnelle pour :
Cette méthode permet donc de prendre un certain recul par rapport à ces dernières.
L’objectif du manager est de garder le contrôle de sa charge de travail et d’utiliser sa valeur ajoutée à bon escient. La matrice va lui permettre de définir les tâches à déléguer et de décider des parties qu’il peut confier à un ou plusieurs collaborateurs, selon le temps disponible et le degré d’importance de l’action à mener. Elle va aussi l’aider à être ferme dans ses priorités et à savoir dire non pour mieux maîtriser son temps et mieux gérer ses « voleurs de temps » tels que les diverses interruptions : appels, notifications, sollicitations pressantes d’un collègue, etc.
Mais, pas si simple d’utilisation, elle peut présenter les limites suivantes :
Cathy Barret-Beaumard, consultante
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Fabien MALLERETMerci Cathy pour cette présentation très claire de cette méthode.
Pour information, cette méthode est utilisée officiellement comme matrice pour le Cadre d'Autoévaluation des Fonctions Publiques (CAF, variante publique de l'EFQM). Dans ce cadre la matrice sert à classer les 28 critères d'évaluation du référentiel et permet ainsi de prioriser, sur l'année les axes stratégiques pour la direction générale et les élus. C'est d'une efficacité redoutable je trouve...
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Cathy BARRET-BEAUMARDMerci beaucoup Fabien pour cette précision très intéressante.
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Olivier BOHYDans la gestion quotidienne pour le Q2 plutôt que de considérer les tâches "a faire quand on veut" mieux vaut privilégier le "à faire dès que possible" afin d'éviter l'engorgement dans le Q1 qui s'il devient trop plein n'est-il pas le symptôme d'une mauvaise organisation individuelle voire collective? Et travailler en permanence dans l'urgence ce n'est pas du travail
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Cathy BARRET-BEAUMARDOui Olivier , bonne idée , il faut la faire évoluer cette matrice , car aujourd'hui "à faire quand on veut " peut ressembler à de la procrastination. En effet.