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Un SMQ poussiéreux, c’est un peu comme cette vieille application que l’on garde sur son téléphone « au cas où », mais qui n’a pas vu une mise à jour depuis un bail. Alors, comment savoir si le vôtre est un outil agile et pertinent, ou une ancre qui freine votre navire ?

Avouons-le : parfois, on se regarde dans le miroir en se demandant si notre système de management qualité, sécurité et environnement (QSE) est un moteur de performance ou une usine à gaz chronophage. Est-ce qu’il fluidifie le quotidien de nos équipes ou les fait soupirer plus fort qu’un stagiaire devant une montagne de paperasse ? Voici quatre questions pour tenter d’y répondre.

• Vos équipes s’y retrouvent-elles ? Un SMQ adapté, c’est un langage commun, des processus clairs et une documentation accessible en deux clics (et pas après une fouille archéologique dans un serveur partagé).
• Votre entreprise progresse-t-elle ? L’amélioration continue, ce n’est pas un slogan sur un PowerPoint, c’est une réalité palpable qui se traduit par des gains d’efficacité et une qualité au top niveau.
• A-t-il une réelle utilité, au-delà de cocher les cases pour les audits ? Un SMQ pertinent n’est pas une contrainte, mais un levier pour optimiser vos processus, anticiper les risques et booster la satisfaction client.
• Vous fait-il gagner du temps ? Un système bien huilé doit simplifier les tâches, standardiser les bonnes pratiques et libérer vos équipes des corvées inutiles.

Pour vous aider dans cette autoévaluation, voici quelques signaux à décrypter :

• Vos indicateurs de performance affichent-ils une courbe ascendante année après année ? Si vos KPI stagnent ou font du surplace, il est temps de se demander si votre SMQ est pertinent.
• Votre politique QSE est-elle remise au goût du jour régulièrement ? Si la dernière mise à jour date de l’époque où le minitel était encore branché (et trois ans, soyons honnêtes, c’est une éternité à l’échelle de l’entreprise moderne), il y a urgence à dépoussiérer tout cela.
• Vos collaborateurs trouvent-ils un mode opératoire aussi facilement qu’ils localisent la machine à café ? L’information doit être accessible, intuitive et à portée de main.
• L’approche des audits externes vous donne-t-elle des sueurs froides ? Un SMQ solide est une source de confiance, pas d’angoisse. L’audit doit être perçu comme une opportunité de montrer ses points forts, et non comme un examen de passage redouté.
• Votre service client croule-t-il sous les réclamations ? Un flux important de plaintes est souvent le symptôme d’un système qui a besoin d’une sérieuse remise à niveau.
• Vos pilotes de processus sont-ils des acteurs engagés et proactifs, ou des spectateurs qui hochent la tête pendant les réunions ? Un SMQ pertinent implique une véritable appropriation par les responsables de terrain, qui doivent se sentir investis et responsables de l’amélioration continue.

Alors, quel est votre verdict ? Votre SMQ est-il un allié précieux qui propulse votre entreprise vers de nouveaux sommets, ou une contrainte administrative qui mérite un sérieux lifting ? N’hésitez pas à partager vos propres astuces et indicateurs pour évaluer la pertinence de nos systèmes.

Après tout, l’amélioration continue commence par une bonne dose d’autocritique… et un peu d’humour, ça ne fait jamais de mal !

Mylène Servoles, consultante spécialisée en systèmes
de management QSE, auditeur certifié IRCA ISO 9001, 14001, 45001

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